ویژگی سیستم ارزیابی کارآمد//پایان نامه درباره ادراک رهبری خدمتگزار

ویژگیهای سیستم ارزیابی کارآمد

ازآنجا که اشتباه در ارزیابی عملکرد کارکنان باعث می شود، تا سسیتم ارزیابی سازمان ارزش و اعتبار خود را ازدست بدهد، تلاش زیادی صورت گرفته است تا روشهایی برای ارزیابی عملکرد طراحی شود که یا عاری از اشتباه باشد، یا امکان آن را به حداقل برساند. رعایت نکات زیر درکاهش اشتباهات سیستم ارزیابی موثراست:

باید سرپرستان را تشویق نمود که کارکنان خود را به طور دائم زیر نظرداشته باشند و از چگونگی عملکرد آنها یادداشت بردارند.

درطراحی مقیاسهای ارزیابی باید دقت نمود که

الف) عوامل مهم ومرتبط با کارسنجیده شود.

ب ) برای هریک از عوامل مهم و موثر درشغل، یک مقیاس جداگانه طراحی شود.

ج ) با ذکر نمونه های مختلفی از عملکرد، منظوراز درجات مختلف عملکرد ( مثلا عالی، خوب، متوسط و ضعیف )برای ارزیاب کاملا روشن گردد.

ارزیاب را نباید موظف به ارزیابی تعداد زیادی از کارکنان دریک نوبت یا دریک زمان کوتاه و محدود نمود.

ارزیاب را باید از اشتباهاتی از قبیل، تساهل، سخت گیری، محافظه کاری و غیره که معمولا در امر ارزیابی رخ می دهد، آگاه نمود و با دادن آموزشهای لازم اینگونه مشکلات را از بین برد.

بدیهی است که تنها با طراحی سیستمهای بهتری برای ارزیابی نمی توان از اشتباهاتی که ممکن است دراین زمینه به وجود آید جلوگیری نمود، بلکه باید با برگزاری دوره هایی برای مدیران و کسانی که مسئولیت ارزیابی عملکرد کارکنان را به عهده دارند، راه و روش استفاده صحیح وموثر از این فنون و چگونگی ارزیابی صحیح را به آنها آموخت و یاد داد که چگونه از اطلاعاتی که در نتیجه ارزیابی به دست می آید استفاده درست و موثر بنمایند وچگونه مرئوس را در امر ارزیابی دخالت دهند. تحقیق نشان می دهد که حتی برگزاری یک دوره آموزشی کوتاه مدت نیز می تواند درکاهش خطاهای ارزیابی، نقش موثری داشته باشد. (سعادت، 1385، 247)

 

2-31. پرورش و بالنده کردن نظام ارزشیابی عملکرد کارکنان

بعد از طراحی نظام ارزشیابی و تصمیم گیری در رابطه با محتوای سنجش، فرایند سنجش، تعیین ارزیاب و ارزشیابی شونده و ویژگیهای اداری، اکنون نوبت آن است که این نظام پرورش و توسعه داده شود. برای پرورش و بالنده کردن یک نظام موثر ارزشیابی، مراحل اساسی زیر لازم است :

  • تجزیه وتحلیل شغل : هرکاری که برای یک نظام ارزشیابی انجام می گیرد باید با اطلاعات کامل درباره شغلی که باید مورد ارزشیابی قرارگیرد، شروع شود. اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل بدست می آید، نیازهای یک شغل رامعین کی کند.
  • تعیین عوامل و ابعاد عملکرد و تعیین شاخصهای سطح عملکرد

برای این کار می توان از سرپرستان و مراجعه کنندگان داخل و خارج سازمان استفاده کرد. تعیین وظایف یک شغل، معیارهای شغل (مثل کمیت، کیفیت، مدت زمان ) بستگی به معیارهای عملکردی دارد که باید مورد ارزشیابی قرار گیرد.

  • قدم سوم تعیین ضرایب شاخصهای سطح عملکرد

دراین مرحله ارزش هرکدام از شاخصهای سطح عملکرد تعیین می شود. به عنوان مثال ممکن است ارزیاب تصمیم بگیرد جواب دادن به تلفن را 30 درصد عوامل یک شغل بداند، پس این عامل را ضریب 30 درصد تخصیص خواهد داد.

  • تنظیم طرح یا فرم ارزشیابی

فرم با برگه ارزشیابی، به منظور ارزشیابی عملکرد فرد یا گزارش دهی از عملکرد به کار برده می شود ومعمولا توسط ارزیاب تکمیل می گردد. نوع فرم ارزشیابی با توجه به سازمانهای مختلف فرق می کند، درسازمانها اکنون با گسترش رایانه، برای ثبت ارزشیابی از آن استفاده می کنند.

  • تعیین روش نمره دهی

درنظام های ارزشیابی ساده، نمره یا ضریب هریک از ابعاد یا عوامل عملکرد برای هرعامل ثبت می شود ونمره کلی ارزشیابی معمولا میانگین نمرات است. اما در نظامهای ارزشیابی پیچیده هم فرآیند

نمره دهی رایانه ای وهم دستی مورد نیاز است. وهمچنین بعضی موضوعات دیگر چون فرمولهایی برای نمره دهی، برگه های ثبت نمرات، روش هایی برای نمره های اولیه یا خام، روش ثبت نمرات و تهیه  گزارش  نهایی برای ارزیاب و ارزشیابی شونده مورد نیازاست.

  • ایجاد فرایند نظرخواهی وانتقاد

فرایند نظرخواهی باید برای بررسی نظرات یا شکایات تشکیل شود چون بعضی از کارکنان به نمره ارزشیابی عملکرد خود اعتراض داشته، و با مدیران رده بالا درگیر می شوند. روشهایی باید برای حل این مسائل تعیین شود مثلا برگزاری جلساتی برای حل این تعارضها، برقراری قوانین و مقررات و تعیین معیاری واحد برای رسیدن به یک قضاوت و ارزشیابی عادلانه، می تواند درزمره این روشها باشد.

  • اجرای برنامه های آموزشی برای ارزیاب و ارزشیابی شونده و انتشار کتابچه های راهنما (مستندسازی)

هرنظام ارزشیابی باید صراحتا وظایف ارزیاب و ارزشیابی شونده را که از نظام ارزشیابی استفاده می کنند توضیح دهد. این کارها ممکن است از طریق درج در فرمها ی ارزشیابی به صورت دستورالعمل، انتشار کتابچه های راهنما، و یا آموزش ارزیابان انجام گیرد. وظایف ارزیاب شامل مشاهده عملکرد فرد، تدارک انجام ارزشیابی، انجام ارزشیابی واقعی، دادن نمرات، وپردازش کامل ارزشیابی، ودادن گزارش نتایج به کارمند است. (قربانی، 1381، 48)